オフィスに防犯カメラを設置し情報漏洩などを防ぐ

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オフィスイメージ
※画像はイメージです。

近年、会社のオフィスや事務所などに防犯カメラを設置しているケースも多くなってきています。 情報漏洩対策でPCを監視する為に、社員の勤怠・県外の支社の管理に、防犯対策で出入り口に……と人の眼でしか防止できないことも防犯カメラを使いどこからでも確認や録画ができるので賢い会社ほど早くから導入して有効活用しています。

近年だと真新しい事件といえばベネッセの情報漏洩問題が挙げられるでしょう。 統計によると情報漏洩問題の8割は内部犯行によるものとされています、「内部」とは正社員や派遣社員、アルバイトなどが含まれています。>

新聞やニュースで取り上げられるこの問題は実はさらに大きな事件なども発生しているのですが、表に出にくいのです。なぜなら内部犯行だと会社の信頼にもかかわり大きな損害としかならないからです。 個人情報というものは今では立派な販売商品となっています。名簿屋に数千円~数十万で売り何千万という利益を得た犯人がいる事実もあります。ユーザーの個人情報保護への関心が高まる中、それを見て見ぬふりをするわけにはいきません。

また、悪意がなくとも情報漏洩と同じことを引き起こす場合もあります、たとえばUSBメモリやCD-ROMなどのメディアに保存しそのメディアを紛失したり、ミスによるメールの誤送信など、少し気を緩めたらやってしまった、という場合もあります。 内部不正・ミス・情報漏洩は一度起こってしまうと事業に多大な影響を与える場合があることを責任者はしっかり認識しなければいけません。

まずは上記のような、情報漏洩を防止するための有意義な活動をいくつか説明します。

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漏洩できないマネージメントルールを制作する

まず1番に漏洩できないルールをしっかりとつくりあげることです。「情報の保管方法について」「情報の持ち出しについて」「紙媒体から電子機器まで様々な情報媒体の廃棄方法について」などのルールを制作しましょう。

詳しく中身を決めるなら

・USBメモリやCD-ROM、携帯電話は個人の物を使用せず会社内で共有し社外への持ち込みは禁止する。 会社の物として台帳などで使用者や場所を管理し定期的に確認を行う。ロック・パスワードがかけられるものは必ず設定し容易に開かせないようにする。紙媒体の場合は必ずシュレッダーにかける。

・サーバールームなどの重要な場所にはむやみな立ち入りを禁止する。 また、情報システムのログインでは共有のIDやパスワード・カードは絶対に使用せず個々人で認証するようにし、使用したログもしっかりと残るようにする。そしてそのログも定期的に数人で内容の確認を行う。 必ず一人にすべての権限を与えてほかの社員が見ることがない、等がないように気を付ける。

・雇用の終了時や契約の終了時に、委託したデータや情報のすべてを返却または完全消去し、システムの利用者IDや権限を削除する。

というようにしていくとよいでしょう。

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全社員の意識づけや啓蒙活動をしっかりとおこなう

2番目に1番に作ったルールをアルバイト等も含む社員全員に周知させ、【個人情報保護法】などの基本的な情報も守る必要性などを社員研修などで取り扱うといいでしょう。そして社員の誰かが情報漏洩することで全社員に被害が及ぶ可能性があることを理解し、また互いが互いにルールを破らないような意識を上げるようにすることが必要でしょう。

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漏洩できないオフィス環境を作る

そしてこれが一番大事だと私たちは考えます。情報の盗難・漏洩のできない環境作りです。 たとえば ・ロッカーなどにはしっかり鍵をかける。 ・会社の玄関などは基本的に外から入りにくいようにする。 ・防犯カメラを設置し外部からの泥棒の他にもPC画面や社員の様子、社内の雰囲気がわかるようにする。 ※この場合は社員への告知などをした方が良いでしょう。

最後に、月に一度や数か月に一度これらが守られているか、しっかりと分析を行い、もしデータや紙の処理をしていなかった、などがあったら次にそうならないような仕組みを考える事です。 人は絶対にミスしないという人はいません。なので、防犯カメラを使いあとから問題点を確認したり補っていけば更に情報漏洩を防げるのではないでしょうか。

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お客様のご事情やご予算により、商品の組合せや設置場所の都合などを踏まえて最適な防犯カメラシステムをご提案させていただきますので、お電話やFAXなどにてお気軽にご相談ください。

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